- Disponível para todo o Estado do RJ
- Introdução
O Valida Farma é uma ferramenta desenvolvida para apoiar farmácias na conformidade regulatória e na gestão de documentos obrigatórios.
Com um painel único e intuitivo, permite organizar arquivos e certificados exigidos para o funcionamento do estabelecimento, monitorar prazos de vencimento e facilitar a rotina administrativa.
Além da centralização, a ferramenta envia notificações automáticas por WhatsApp e e-mail, avisando com antecedência sobre prazos importantes. Isso garante segurança, evita sanções e oferece tranquilidade na gestão, permitindo que a farmácia foque no atendimento e na administração do negócio.
Este guia apresenta as principais funcionalidades do sistema e ensina, passo a passo, como utilizar a plataforma para aproveitar o máximo seus recursos de compliance e organização.
- Pronto pra começar?
1. Acesso e login
1.1 Endereço/URL
O acesso ao Valid Farma é feito pelo link https:// app.validafarma.com.br/login
Recomenda-se salvar nos favoritos do navegador (computador e celular) para facilitar acessos futuros.
1.2 Login e senha (imagem 1)
- O login é o CNPJ da empresa
- A primeira senha é enviada pelo time regulatório da Ascoferj
- Para redefinir, use “Esqueci minha senha”; uma senha aleatória será enviada por e-mail.
- Para criar uma senha personalizada, é necessário apoio do time regulatório da Ascoferj.
1.3 Termos de Uso e Política de Privacidade
- Na primeira vez, é preciso ler e aceitar os termos para continuar (imagem 2).
- Sempre que houver atualização, o sistema pedirá um novo aceite.
- Os documentos ficam disponíveis na Área do Usuário para consulta.
- Em qualquer momento, é possível falar com um especialista clicando no ícone do WhatsApp.
2. Sumário e gestão de documentos
O Sumário do Valida Farma mostra a lista completa de documentos que devem ser anexados pela farmácia.
Essa lista é atualizada automaticamente, acompanhando mudanças da Anvisa, CRF, Vigilância Sanitária e outros órgãos. Isso garante que a farmácia esteja sempre em conformidade regulatória, mesmo quando novos documentos são exigidos ou outros deixam de ser obrigatórios.
Para facilitar o acompanhamento, o sistema usa sinalizações visuais:
- Título em vermelho: documento em falta, precisa ser anexado (imagem 3).
- Título em preto: documento já carregado com sucesso (imagem 3).
- Ícone de ajuda (sinal de interrogação): permite confirmar a validade ou checar se o documento ainda está pendente (imagem 4 e 5).
Além de visualizar e controlar os documentos, o Valida Farma permite:
- Gerar/Ver PDF: organiza os documentos na ordem do Sumário e cria um arquivo em PDF para qualquer finalidade.
- O sistema não armazena esse arquivo.
- É necessário salvar em um drive externo ou local seguro.
- A cada solicitação, um novo arquivo é gerado.
- Solicitar Certificado: Certificado de conformidade de documentação sanitária:
- A solicitação é enviada a um especialista da Ascoferj, que confere manualmente os documentos anexados.
- Somente após a verificação o certificado é emitido.
- Esse processo garante autenticidade, evita fraudes e impede o uso indevido do sistema.
- Próximo Documento:
- Direciona automaticamente para o o primeiro documento pendente na lista.
- Facilita e agiliza o processo de anexar os arquivos que faltam.
3. Área do usuário e ícones de perfil
A Área do Usuário do Valida Farma (imagem 6) foi projetada para oferecer acesso rápido e fácil às informações essenciais e ferramentas de controle da sua conta na plataforma. No canto superior da tela, você encontrará ícones intuitivos que facilitam a navegação e o gerenciamento das suas atividades dentro do sistema.
- Esta funcionalidade está presente na interface logada.
- Ícone de perfil:
- Exibe os dados do usuário associados ao login.
- Mostra informações como CNPJ e nome da empresa.
- Facilita a visualização rápida das informações cadastrais.
- Ícone de notificações: centraliza todas as mensagens importantes do sistema.
- Alertas de documentos próximos do vencimento
- Atualizações dos Termos de Uso e Políticas de Privacidade.
- Avisos sobreorbigações e mudanças na legislação que impactam o negócio.
- Ícone de Ajuda:
- Dá acesso às informações sobre a LGPD, Política de Privacidade e Termos de Uso.
- São os mesmos documentos aceitos no primeiro acesso.
- Ficam sempre disponíveis para consulta pelo usuário.
- Ícone de Sair:
- Permite realizar o logoff da plataforma.
- Encerra a sessão atual de forma segura.
Esses recursos garantem que você tenha o controle total do seu ambiente no Valida Farma, além de manter a transparência sobre as condições de uso e a segurança das suas informações.
4. Formulário / Área de carregamento de documento
Nesta etapa, é fundamental atenção e cuidado para garantir que todos os documentos sejam carregados corretamente, evitando erros que possam comprometer prazos regulatórios. O sistema Valid Farma permite que o carregamento dos arquivos seja realizados tanto no computador quanto no celular, com processos adaptados para cada dispositivo (imagem 7):
No computador, os documentos podem ser enviados em formatos JPG ou PDF, a partir de drives ou serviços de nuvem.
No celular, você pode utilizar duas opções:
- Tirar uma foto instantânea do documento;
- Acessar a nuvem ou as pastas do dispositivo e selecionar arquivos já existentes.
O Valida Farma solicitará confirmações em cada etapa do processo para evitar falhas, com avisos que pedem sua confirmação sobre dados importantes, como data de validade, inclusão, exclusão de documentos, ou troca de sessão/página.
- Campos Importantes
- Validade: Todos os documentos precisam ter sua data de validade informada (imagem 14 e 15)
O Valida Farma assume, por padrão, que todos os documentos expiram em té 12 meses. O preenchimento deste campo é obrigatório para que o documento seja aceito no sistema.
Caso o documento não possua data de validade (documento definitivo), ele deve ser marcado como “Sem validade” (Imagem 16).
Nesse caso, o sistema atribui automaticamente um validade de 12 meses a partir da data de carregamento.
- Notificação do sistema para o carregamento de arquivos de documentos definitivos:
No sistema Valida Farma, mesmo documentos definitivos, como o Alvará de Funcionamento das farmácias do Rio de Janeiro, devem ser substituídos anualmente (a cada 12 meses), independentemente de possuírem data de validade. Por padrão, a plataforma considera que todos os documentos expiram após esse período, de modo a evitar esquecimentos e possíveis penalidades decorrentes da documentação desatualizada (Imagem 17).
- Aviso de vencimento
O Valid Farma envia notificações para alertar sobre o vencimento dos documentos em três momentos: 60 dias antes, 30 dias antes e no dia anterior ao vencimento. Essa rotina se aplica a todos os documentos, inclusive aqueles marcados como “Sem validade”.
O sistema não exclui ou solicita o carregamento de documento vencido, isso deve ser de responsabilidade do gestor durante e/ou a partir das notificações recebidas por e-mail e WhatsApp.
- Botões de Navegação
- Início: Retorna ao Sumário / Lista de documentos;
- Voltar: Volta à página de carregamento do documento anterior.
- Salvar: Confirma o carregamento dos documentos e libera acesso às opções "Gerar PDF", "Gerar Certificado", retornar ao "Sumário" ou realizar "Logoff".
- Avançar: Confirma o carregamento e avança para o documento seguinte na lista.
Esses passos valem para todos os documentos listados. Além disso, caso precise de assistência a qualquer momento durante o processo, você pode utilizar o ícone do WhatsApp para entrar em contato direto com um especialista da Ascoferj.
- Disponível para todo o Estado do RJ
Parabéns!
